Proses Check-In Tamu

Berikut adalah panduan lengkap mengenai proses check-in menggunakan BukuTamu di Lokasi Acara

1. Persiapan Sebelum Check-In

Tampilan Utama Buku Tamu

  • Pastikan bahwa semua Tamu Undangan / Peserta Acara telah menerima undangan melalui WhatsApp Blast atau metode lainnya, yang berisi QR Code masing-masing.

  • Siapkan perangkat dengan aplikasi BukuTamu atau akses langsung melalui web di lokasi acara untuk memindai QR Code tamu.

2. Akses Menu Check-In di Aplikasi Mobile

  • Menu Check-In dapat diakses melalui menu footer di bagian bawah tampilan aplikasi BukuTamu pada ponsel.

  • Ikon Check-In atau QR Scan tersedia di footer, memungkinkan Anda untuk langsung membuka fungsi check-in menggunakan perangkat ponsel Anda.

3. Akses Menu Check In pada Komputer

  1. Buka Menu Check-In Tamu:

    • Di halaman utama BukuTamu pilih CheckIn. Anda akan diberikan beberapa opsi metode check-in:

      • Scan QR-Code

      • Cari Tamu Terdaftar

      • Input Tamu Baru

      • Scan External

  2. Check-In dengan QR Code:

    • Pilih opsi Scan QR-Code jika tamu telah membawa QR Code mereka.

    • Arahkan perangkat yang terhubung (misalnya, smartphone atau tablet) untuk memindai QR Code yang dibawa tamu.

    • Setelah QR Code berhasil dipindai, sistem secara otomatis akan mencatat kehadiran tamu tersebut sebagai checked-in. Masukan Jumlah Tamu yang hadir secara actual setelah di scan, kemudian pencet Check In

  3. Check-In dengan Pencarian Manual:

    • Jika tamu tidak membawa QR Code, Anda bisa menggunakan opsi Cari Tamu Terdaftar.

    • Masukkan nama tamu mereka di kolom pencarian.

    • Setelah menemukan tamu yang dimaksud, pilih nama tamu dan klik Check-In untuk mencatat kehadiran mereka secara manual.

  4. Menambahkan Tamu Baru:

    • Jika ada tamu yang tidak terdaftar sebelumnya, Anda bisa memilih opsi Input Tamu Baru.

    • Masukkan detail tamu seperti nama, nomor telepon, dan informasi tambahan lainnya.

    • Setelah itu, klik Check-In untuk mencatat kehadiran tamu baru tersebut.

  5. Scan External (Jika Diperlukan):

    • Opsi ini digunakan untuk memindai QR Code menggunakan scanner eksternal yang terintegrasi dengan sistem BukuTamu.

    • Fitur ini memungkinkan anda untuk menggunakan Scanner 2D seperti Scanner yang ada pada Supermarket

4. Pantau Status Check-In

  1. Lihat Daftar Tamu Hadir dan Tidak Hadir:

    • Anda dapat melihat daftar tamu yang sudah check-in di bawah Menu Tamu Hadir. yandd ada di Halama Utama

    • Bisa Juga di lihat di Menu Kehadiran untuk melihat semua tamu yang sudah hadir

    • Gunakan filter Tidak Hadir untuk melihat tamu yang belum datang.

  2. Jumlah Kehadiran Terkini:

    • Pantau jumlah tamu yang hadir di dashboard atau halaman check-in untuk mendapatkan gambaran jumlah tamu yang sudah hadir secara real-time.

5. Penukaran Souvenir Setelah Check-In

  • Setelah tamu berhasil check-in, arahkan tamu ke bagian penukaran souvenir.

  • Gunakan fitur Scan QR Code di menu Penukaran Souvenir untuk mencatat pengambilan souvenir tamu.

  • Ini memastikan bahwa hanya tamu yang hadir yang bisa menerima souvenir.

PreviousDownload QR Code untuk Masing-Masing Tamu

Last updated